现代管理科学新形势下档案管理现代化探究

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新形势下档案管理现代化探究

来源：现代管理科学 栏目：期刊导读时间：2021-06-21

随着社会的不断发展，各级机关、单位对档案管理的要求越来越高，档案管理现代化逐渐成为社会现代化发展的重要组成部分，它不仅对档案事业的发展有着重要影响，也代表了档案事业日后发展的方向。实现档案管理现代化，不仅有助于档案管理部门职能的实现，而且对推动各部门、行业工作具有重要作用。

一、档案管理现代化的内涵与意义

档案管理现代化是以系统论等现代管理科学为指导,运用现代管理方法和手段,采用先进的管理技术与设备,充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性,改革传统档案管理方式,以实现档案管理的系统化、定量化、信息化、智能化。例如，利用计算机对档案进行输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等,同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能,可进行档案鉴定工作,利用缩微照相技术可对纸质载体档案进行缩微复制等。电子文件作为新型的信息载体出现在档案领域,将逐步替代传统的纸质档案载体，这已经成为一种必然趋势。

档案管理现代化是科技发展的必然结果,是社会发展和档案工作发展的必然。时至21世纪,电子计算机已经全面运用于档案管理工作,相关系统软件数量、品种众多,利用电子计算机进行档案管理已成为可能。档案工作实行计算机管理,已经成为档案管理现代化的重要途径和手段,它具有速度快、系统性强、效率高、保存时间长、资源共享、便于检索和利用等优越性。档案管理的现代化是一个动态的概念,是变化发展的,与动态的管理需求相适应、相统一。

目前采用的无纸化、虚拟化档案管理模式与传统的手工管理模式有很大的区别。一是管理对象不同。传统的管理模式是利用手工纸张的记载来完成对档案的管理，是将获得的信息用手写在纸上来表达的一种形式，占据了纸张档案存放的一定空间，加大了档案管理的成本；而现代档案管理则是利用计算机技术中的数字化、网络化来实现对档案的管理，通过对数据的管理来实现档案信息的共享、可变、动态、操控等，不仅方便、高效，而且节约了档案管理的时间、空间和成本。二是操作方式不同。传统的档案管理是手工操作，档案的收集、整理、鉴定、编写、排架、统计和提供使用等，都要依靠管理人员手工操作完成，需要耗费大量人力资源，工作效率低下。现代化的档案管理，则主要利用智能化计算机来操作，所有的工作流程都由计算机来完成，既节约了人力、物力、时间，还提高了档案管理的效率。

二、目前档案管理中存在的问题

（一）档案标准化程度低

实行现代化档案管理,档案工作标准化是必要条件之一,也是档案管理现代化的一个重要组成部分。我国档案管理标准化工作是从 20世纪80年代开始的,目前已形成了一套比较完整的体系。由于档案自身的复杂性,我国档案管理体系亦比较复杂,分散管理是其突出特点。由于历史的原因,档案管理走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个单位根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案系统应用软件没有遵循国际标准,功能单一、标准化水平低、数据不完整,致使大多数档案无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,档案的标准化发展有很大盲目性。这种状况发展下去,势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。标准化程度低影响了档案管理现代化发展进程,造成大量低水平的重复建设,令计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的层次上无法继续向前发展。

（二）缺乏高级管理专业人员

现代档案管理人员分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平,较高的文化素质和现代管理技术,精通档案业务,能科学地制定政策和档案事业发展规划,有较强的组织协调能力和决策能力,在学术理论研究上有很高的造诣。目前档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高。而档案管理人员群体学历层次偏低,缺乏掌握现代化技术的高级管理人才,特别是既懂档案管理和现代化科学技术,又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高,直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广,无法解决工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构不合理、个体素质偏低，不仅成为制约档案事业发展的一个重要因素,也在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。

（三）档案管理投入不足

经费不足是影响档案管理走向现代化的最大障碍,而经费投入取决于领导对现代化档案管理地位和作用的认知程度。各单位由于档案意识较低,资金投入严重不足,导致无力购买现代化设备,档案室简陋,基础条件差,安全措施落实不了,档案室建设不标准、不规范，档案室自动化建设、数字化建设更成为奢求。

三、实现档案管理现代化的策略

（一）及时革新档案管理的观念

管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理人员如果没有管理现代化的意识,就会大大影响档案现代化的发展步伐。在现代化进程中,档案管理人员要树立科学实践观,依靠先进的科技手段,前沿的管理方法,切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念,实现主动式服务、开放式服务。要引进现代管理的理论和方法,使档案管理从经验管理向科学管理和方式管理转变。第一，档案管理人员要转变思维方式和对目前档案管理的观念，及时增加档案管理的新知识，时刻关注档案管理事业的发展趋势，跟上时代发展的脚步；第二，档案管理人员要不断创新档案管理方式，努力探索最佳的档案管理方法，结合时代发展的新特点，制订出与现代社会要求相符合的管理办法；第三，档案管理人员要敢于利用自身优势，大胆进行实践与创新，及时总结以往档案管理的经验，以此来完善档案管理模式。

（二）构建与现代化要求相适应的档案管理体系

实行档案管理的标准化，是实现档案管理现代化的基础条件。所以，档案管理需要设置一定的标准，并推动实际工作逐渐向标准靠拢。利用先进的科学技术来实现档案管理的现代化，要对科学技术中的档案信息共享和网络建设制定相关的标准，尤其要重视档案数据的交换、档案信息的输送、档案资料的共享等，只有这样才能逐渐完善档案管理体系，保障档案管理现代化的发展。档案管理如果没有建立标准化方案，那么所谓的档案管理现代化只能是纸上谈兵。若想要全面促进档案管理的现代化发展，就需要及时更新档案管理体系，以此来促进档案管理的连续性、整体性发展。档案工作是以整体工作作为发展基础的，它的发展时刻面临着与时代发展相适应的问题。为此，档案管理人员就需要不断学习先进的科学技术，不断创新管理模式，增强自身对档案管理事业的责任感，提高服务意识。

（三）提高档案工作人员的素质，打造科技化档案人才

要实现档案管理现代化,档案管理人员不仅需要具备档案方面的理论和实践知识,还必须具有一定的经济、信息技术和写作等方面的知识。加强档案管理队伍建设,要从选拔优秀档案管理人才入手,把具有复合型知识的多层次、复合型、一专多能、一专多才人才充实到档案管理队伍中来。另外，还要加强继续教育,采用多种形式、实施全方位培训,优化档案管理人员的知识结构,培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。培育优秀档案管理人才是实现档案现代化的基础，因为只有掌握现代化科技手段和先进科学管理方法的人才才能满足档案管理现代化的需求。

（四）加强标准化建设

档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代,档案信息的共享与网络的沟通依赖于统一的标准来进行规范,如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等,都需要通过制订和建立各类档案管理标准,形成档案管理标准体系来实现。在档案管理系统建设中，常常遇到过分强调本单位特殊性,管理方式不可更改的情况。这种无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制订需要耗费巨大的人力、物力,不但涉及数据格式,还涉及运行环境等诸多因素,本身就包含不止一项的复杂课题,更应统一领导,集中力量,锲而不舍,不断推进。

（五）强化管理意识，加大投入力度

各个单位要把档案现代化管理纳入单位的工作计划,作为单位的一项重要工作进行考核。各级领导尤其是主管档案工作的领导,应定期听取档案工作汇报,了解档案工作现状,帮助解决工作中存在的困难和问题；要重视和加强档案管理工作的交流与合作,发挥各自优势,提高档案管理水平。档案工作经费年初就要有预算安排,特别是档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需经费要重点保障,要有专项预算。各单位要按标准、按要求建设好规范化的综合档案室,购置必备的档案柜,搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施,有条件的单位还可以添置空调、扫描仪、监视器等设备,进一步提高档案管理信息化水平,确保档案利用安全,档案资料不丢失、不损坏,档案信息不失密、不泄密。

随着电子信息科学与技术的飞速发展与广泛应用，档案管理模式在数字化时代背景下较之前发生了巨大变化。克服传统档案管理过程中的观念落后、人才不足、投入较低等多方面限制性因素，加强档案管理专门人才的培养、加大资金支持力度、加强各职能部门间的分工合作、建立健全行之有效的档案管理系统等，对实现新形势下档案管理的现代化、科学化，具有十分重要的意义。